Главная
из всех возможных ошибок event-менеджера - это думать, что его работа
состоит в том, чтобы заказывать баннеры, планировать кейтеринг,
заниматься декорациями и устраивать прогон перед мероприятием.
Если буклет будет с ошибкой, его можно перепечатать. Если баннер будет
кривой, его можно подрезать. Если не придет модель, вы найдете другую
или предложите поработать своей симпатичной коллеге. Из-за этих деталей
мероприятия редко рушатся. Из-за них они могут пройти не так хорошо,
как вы хотели.
Но есть ситуации пострашнее… Например:
# Подрядчик не знал, что после 24:00 завезти на площадку уже ничего не
получится и ФСО закроет все входы. 10 коробок качественной и стильной
полиграфии так и останутся перед входом. Снаружи.
# Аниматоры не знали, что от метро идти 15 минут и опоздали на 20 (еще 5 минут они пытались до вас дозвониться).
Главная обязанность event-менеджера и смысл его работы в команде - это
управление информацией. И только за это он должен получать 50% своего
дохода. Оставшиеся 50% - это нужная и полезная суета по заказу баннеров
и техники.
Внутри рабочей группы есть несколько центров. И циркуляция информации
между ними и есть задача event-менеджера или специалиста по организации
мероприятий. Этими центрами могут быть: заказчик (в лице клиента или
ключевого руководителя, принимающего решения), контактное лицо у
заказчика, финансовый директор, креативный отдел, подрядчики, временный
персонал, ваши коллеги.
Ваша первая задача - рассказать, как, с какой регулярностью и по каким
правилам вы будете с ними общаться. Точнее: по каким правилам будет
циркулировать информация.
Ваша вторая задача: поддерживать установленные правила на протяжении всего хода проекта.
Какие инструменты для этого используются?
# Встречи рабочей группы, на которых задаются вопросы следующего
характера: Кто планирует? С какой регулярностью? Кого приглашать на
встречи и в каком составе? Кто ведет запись? Кто высылает отчет? Кто
следит за исполнением договоренностей?
# Презентация подготовки проекта заказчику: Как часто? Какая степень детализации?
# Письменные отчеты о подготовке (включая финансовые).
# Отчеты о встречах.
# Технический сценарий мероприятия: этот документ описывает не только,
что будет происходить, но и как, где и благодаря кому. Функция
event-менеджера не просто создать его, а выслать всем, убедиться, что
его получили, прочитали и поняли.
Серьезные ошибки при подготовке серьезных мероприятий происходят
потому, что кто-то не узнал нужную информацию вовремя. Или она дошла до
него с искажениями.
Мы не раз участвовали в организации крупных государственных
мероприятий. И трудно было не заметить особый стиль работы: бесконечно
длинные совещания с привлечением всех сторон, где люди уровня министра
могут обсуждать и проговаривать самые мелкие детали. Знаете почему?
Потому что у них нет ни малейшего права на ошибку.
Аналогичный стиль работы мы заметили и у европейских специалистов, с
которыми посчастливилось сделать несколько проектов. Маниакальная
способность проговаривать все детали будущего проекта в рамах рабочих
встреч поражала.
По-другому взглянув на смысл своей профессии, увидев ее не как ряд
организационных действий, а как менеджмент и как управление
информацией, многое изменится и в Вашей «ежедневной практике». Иначе
будут ставиться акценты. Иначе будет распределяться время.
Вторая часть вопроса - это управление информацией на самом мероприятии.
Как выстроить каналы информации, если вокруг тысяча людей, музыка и
веселье? И ответ на этот вопрос – тема отдельной статьи
Алексей Берлов, партнер Eventum Premo
|