Специальные
мероприятия - это в большинстве своем проекты публичные, поэтому в их
успехе практически всегда средства массовой информации играют важную
роль. С помощью СМИ организаторы привлекают аудиторию к своим проектам,
улучшают имидж своих проектов и своей компании, работают над
продвижением ивента.
С другой стороны, специальные мероприятия сами по
себе также представляют интерес для представителей средств массовой
информации: некоторые проекты попадают на страницы федеральных изданий,
некоторым уделяют внимание журналисты индустриальных СМИ, но, в любом
случае, практически каждый ивент может тем или иным образом
заинтересовать СМИ.
Однако для того, чтобы выжать максимальную выгоду из работы со
средствами массовой информации, недостаточно просто заявить о себе.
Организаторам мероприятий в рамках каждого проекта приходится вести
планомерную и целенаправленную работу, чтобы повысить эффективность
своего взаимодействия со СМИ. В сегодняшнем материале мы дадим
несколько полезных советов, которые помогут использовать возможности,
связанные со средствами массовой информации, наиболее успешно.
Во-первых, необходимо понимать, что нет смысла платить за то, что можно
получить бесплатно. Речь здесь, в первую очередь, о проплаченных
материалах и новостях в СМИ. Да, иногда без финансовой поддержки не
обойтись, но при этом большинство мероприятий сами по себе являются
информационными поводами, и при правильной подаче журналисты сами
захотят о них написать. Правда, здесь есть и обратная ситуация: лично
автору настоящего материала приходилось несколько раз сталкиваться с
ситуацией, когда представители средств массовой информации
(региональных) в буквальном смысле вымогали деньги у организаторов
мероприятия за публикацию материала об их проекте. При подобном
развитии событий есть только два варианта: соглашаться или не
соглашаться, - но никаких рекомендаций здесь мы, увы, дать не можем,
так как вопрос крайне тонкий и индивидуальный.
Также очень важно вникнуть в механизмы, согласно которым работают
средства массовой информации. Через журналистов проходит масса
всевозможной информации ежедневно, из которой они в теории выбирают то,
что представляет наибольший интерес их аудитории, но на деле все не
совсем так. Дело в том, что есть еще и определенные правила подачи
информации в СМИ. К примеру, уже давным-давно придуман и успешно
используется формат пресс-релиза, поэтому не стоит заново изобретать
велосипед. Не редко организаторы, пытаясь выделиться на общем фоне,
высылают в редакции супер-креативные материалы, но при этом совершенно
неинформативные и нечитабельные. Следует помнить, главное для СМИ в
данном случае (при первичном контакте с журналистами) - это информация,
причем информация поданная в максимально короткой форме.
Далее представим, что нам удалось привлечь внимание средств массовой
информации, и они готовы посетить наше мероприятие. Было бы ошибкой
посчитать это большим успехом, и забыть про представителей СМИ, ведь
наша цель - не само их посещение, а опубликованные материалы. Плюс,
журналисты приходят не просто смотреть, а работать, что также очень
важно понимать, и от этого, в том числе, тоже будет зависеть итог.
Поэтому требуется создать на мероприятии максимально удобные условия
для работы представителей СМИ. Здесь на сцену выходит такое понятие,
как "пресс-центр". Этим словом сегодня могут назвать что угодно - от
пары столов у входа в выставочный центр до девушки, раздающей брошюры.
По сути, реализация пресс-центра во многом зависит от масштабов
мероприятия, его формата, продолжительности и ряда других важных
факторов. К примеру, в рамках выставки, которая длится несколько дней,
имеет смысл выделить для работы пресс-центра отдельную площадь, где
журналисты не только смогут получить свежую информацию, но и где
смогут, например, выйти в Интернет или просто поработать за
компьютером. В рамках же мероприятий меньших масштабов нечто подобное
также должно присутствовать, причем роль пресс-центра на совсем
маленьком ивенте может выполнять и один человек, но он должен быть
четко соориентирован на эту задачу и заниматься только ей, будучи
готовым в любой момент придти на помощь тому или иному журналисту и
ответить на тот или иной вопрос.
Кроме того, в задачи пресс-центра входит следующее:
• снабжение представителей средств массовой информации всеми
необходимыми материалами, включая графические и текстовые материалы,
детальную программу мероприятия, освещение важных деталей мероприятия с
точки зрения организатора;
• предоставление условий для работы журналистов в условиях мероприятия, если это необходимо;
• предоставление каких-то дополнительных бонусов: к примеру, довольно
часто в рамках пресс-центров крупных ивентов можно увидеть небольшой
кафетерий, где продают кофе; это дает дополнительный сервис и улучшает
имидж мероприятия в глазах представителей СМИ.
Еще один момент, связанный именно с крупными мероприятиями, которые
длятся несколько дней и в рамках которых происходит много интересных
событий, заключается в том, что организатор должен помогать журналистам
ориентироваться в том, что происходит на мероприятии. Если изучить опыт
флагманских ивентов в различных индустриях, то их организаторы, как
правило, снабжают СМИ пресс-релизами по каждому важному поводу, будь то
анонс знаковых продуктов или круглый стол с ведущими экспертами, плюс
по итогам каждого дня также выпускается пресс-релиз.
Кроме того, важно, чтобы участники мероприятия также принимали участие
в работе со СМИ. К примеру, если в нашей выставке принимают участие
несколько десятков компаний, то организатору имеет смысл взять под
контроль их общение с журналистами, но не в плане цензуры или чего-то
подобного, а в плане менеджмента. К примеру, неплохой идеей будет
аккумулировать пресс-релизы и другие материалы для прессы, исходящие от
участников, в рамках пресс-центра мероприятия: так будет удобнее всем -
и участникам и представителям СМИ.
Еще один совет для организаторов как крупных, так и небольших
мероприятий заключается в том, что организатор всегда должен предлагать
журналистам возможность эксклюзива. Например, от возможности пообщаться
один на один с приглашенным гостем, обладающим громким именем, не
откажется практически ни одно средство массовой информации. Или же от
возможности первыми написать о громком анонсе. Разумеется, организатор
не продает гарантию этого в одни руки, он просто дает возможность: к
примеру, в рамках ивента можно собрать пресс-конференцию с участием
"звезд", куда будут приглашены все аккредитовавшиеся журналисты.
К слову, аккредитация - также важнейший элемент работы со СМИ в рамках
специального мероприятия. Он помогает управлять этим сложным процессом,
в первую очередь, дает эффективнейший инструмент по разделению
представителей СМИ от обычных посетителей мероприятия.
В заключение же материала добавим несколько слов о том, что работать с
представителями СМИ следует не только на мероприятии, но и вне его.
Во-первых, в рамках взаимодействия на ивенте не всегда удается передать
ключевую информацию во всей ее полноте, поэтому требуется также
рассылать и пост-релизы по итогам мероприятия. Во-вторых, очень хорошо,
когда на веб-сайте проекта присутствует раздел специально для
представителей средств массовой информации: это позволит охватить их
большее количество (не все смогли лично присутствовать на ивенте), а
также поможет тому журналисту, который случайно что-то потерял из
материалов или просто не успел получить тот или иной материал на самом
мероприятии.
Анатолий Крысов
|